İşte, Aşkta, Okulda, Sokakta İletişim Nasıl Kurulur

Mevlananın; ”Sen ne kadar bilirsen bil, senin bildiğin başkasının anladığı kadardır” sözü iletişimde algılamanın önemini belirtmektedir.

İletişim aynı zamanda;
Ne söyleyeceğimizi bilmek,
Bunu ne zaman söylemenin daha uygun olacağına karar vermek,
Nerede söylemenin doğru olduğuna karar vermek,
En iyi nasıl söyleneceğini düşünmek,
Olayları basitçe anlatabilmek,
Akıcı bir dille ve karşımızdaki kişiyle göz kontağı kurarak konuşabilmek,

Kurumların biçimsel yapıları, örgütlenme ilke ve felsefeleri oluşan ya da oluşturulacak iletişim süreçlerinin yapısını da doğrudan etkilemektedir. Ekonomik kuramlara göre örgütlenen kurumlarda iletişim çatışmaları, hatta iletişimsizlik bir sorun olarak kurumu etkilerken, örgütsel yapısını davranışçı kuramlara göre geliştiren kurumlarda iletişim, tüm ilişkiler ve etkileşim ortamlarının yanı sıra karar verme sürecinin de temelini oluşturmaktadır

Verimli ve kaliteli hizmet üretmek amacında olan kurumlar, en azından, kurum içinde gelişen yatay ve dikey iletişimi kurumun başarısını artırmaya yönelik olarak kılavuzlamak durumundadırlar.

Dinlemenin başlıca amaçları;
Söylenen sözleri, kavramaları tam olarak anlayabilme,
Bilgi, düşünce ve haber alabilme,
Dinledikleri arasında neden-sonuç ilişkisi kurabilme,
Dinlediği konuşmanın ana düşüncesini kavrayabilme,
Dinlediğinin eksik, yanlış, abartılı, yararlı vb. yönlerini seçebilme,
Dinlediklerini tarafsız bir biçimde değerlendirebilme,

Sert ve kesin konuşma biçimi, çoğunlukla dinleyenlerde savunuculuğa sebep olur ve rahatsızlık doğurur. Sesine özür diler gibi bir ton veren kişilerin ise istekleri kolayca geri çevrilir veya söyledikleri önemsiz olarak görülür.

ES TONU VE KONUŞMANIN AKICILIĞI
Ses tonu, iletişimin çok önemli bir parçasıdır. Tek heceli bir kelime, örneğin ‘git’ kelimesi, söyleniş biçimine bağlı olarak ne kadar çok anlama gelebilir; ‘git’ vardır, ‘seni bir daha görmek istemiyorum’ anlamına gelen; ‘git’ vardır, ‘kal, hiç gitme’ anlamına gelen.
İlişkilerde yaşanan en küçük gerginlik, kendini önce ses tonunda ortaya koyar. Büyük çoğunlukla gündelik ilişkilerde canlı, neşeli, enerjik bir ses tonu, insanlar üzerinde olumlu etki bırakır. Ancak ortada bir gerginlik ve sorun varsa, ses tonunun yumuşak ve sakin olması çatışmayı önler ve işbirliğini kolaylaştırır.

Özellikle yöneticiler için aşağıdaki durumlar söz konusu olduğunda toplantı yapmak yararlı olmaktadır:
Gruptan bilgi almak ve öneriler beklendiğinde,
Grubun karar verme veya sorun çözmeye katılması istendiğinde,
Bir sorunun açıklığa kavuşturulması gerektiğinde,
Bir bütün olarak, grupla paylaşılmak istenen bir sorun olduğunda,
Grup, bizzat toplantı yapılmasını istediğinde,
Değişik gruplardan kimseleri ilgilendiren bir sorun olduğunda,
Ortada çok açık olmayan veya kimleri ilgilendirdiği tam belli olmayan bir sorun olduğunda...
Toplantı Gerektirmeyen Durumlar
Yetersiz olunduğu veya iyi hazırlık yapılmadığı bir durumda,
Bir telefon, kısa not veya özel görüşmeyle çözülebilecek konularda,
Bazı grup üyelerine açıklanmaması gereken gizli konularda,
Kararın verilmiş bulunduğu durumlarda,
Grup arasında fazla kırgınlık ve düşmanlık olduğu, bunun giderilmesi ve beraberce çalışabilmesi için zamana ihtiyaç duyulan durumlarda toplantı yapılmaması gerekir.

O halde, yüz yüze iletişimin gerekli bulunduğu ve söyleneceklerin başkalarının söyleyeceklerine bağımlı olduğu durumlarda toplantı, grubun diğer üyelerine bilgilerin ulaştırılması için, en iyi yol olarak görülmektedir. Çünkü bir kimseyi herhangi bir konuda haberleşme araçlarıyla ikna etmeye çalışmak onu yüz yüze gelerek ikna etmekten çok daha ve zaman alıcı olmaktadır. Grup, üyelerinin sadece aritmetik toplamından ibaret olmayıp, birçok nedenlerden ötürü, kişilerin yalnız başlarına varamadıkları çözüm önerileri, gruplardaki ortak çalışmalarla geliştirilebilir. Birden fazla insanın bilgi ve deneyimlerini gerektiren bir sorun, en iyi şekilde, onları bir toplantıda bir araya getirmekle sonuçlandırılabilir.
Toplantılara katılmanın psikolojik nedenleri de vardır. İnsanın kendisini bir grubun veya bir ekibin üyesi olarak görmek istemesi, diğer insanlarla bir arada bulunmayla, karşılıklı bir güveni ve ait olma ihtiyacını geliştirmek istemesi, yalnızlıktan kurtulmak ve üzerindeki sorumluluğu, bağlılık hissini geliştirmek, ayrıca bazen sorumluluğu paylaşma ihtiyacı gibi hususlar sayılabilir.
Toplantılar, sorunların çözülmesinde ve karar alınmasında başka insanların desteğini sağlamak için de çok verimli bir yoldur. Kişiyi bir sorunun çözülmesine dahil etmek, onun çözümü desteklemesi ve uygun görüşü için en etkili

Toplantı Öncesi Görevler
Toplantıya katılacak olan kişilerin listesini hazırlamak ve listedeki isimlere toplantının tarihini, saatini ve yerini bildirmek,
Toplantı öncesi, toplantı salonunun (odası) hazırlanmasını denetlemek,
Katılanların kullanımı için gerekli kırtasiyesi hazırlatmak,
Toplantı ile ilgili bilgi ve dokümanı hazırlamak,
Toplantının başlamasını ve devam etmesini engelleyecek olumsuzlukları gidermek.
Toplantı Yerlerinin Hazırlanması
Toplantının rahat ve düzenli geçmesi için uygun yerin sağlanması,
Eğer toplantı büyük bir yerde yapılıyorsa gerekli yer düzeninin temini,
Toplantıda video, kaset, slayt v.b. materyallerin kullanılması düşünülüyorsa, ilgili araç ve gerecin hazır bulundurulması,
Toplantı ile ilgili güvenlik önlemlerinin alınması,
Uzun süren toplantılarda, ara verildiğinde katılanların dinlenmesi, ihtiyaçlarının giderilmesi yolundaki ek olanakların teminini sağlamak,
Eğer tüm bu sayılanların sağlanması pek olanaklı görünmüyorsa, özellikle toplantılar için ayrılmış yerlerden (Büyük otellerin toplantı salonları ve konaklama yerleri vb.) yararlanma yoluna gidilmelidir.