Новый взгляд на список важных дел: как успевать выполнять все самое значимое (саммари)

Всегда начинайте работу со списка самого значимого на день. Четко формулируйте, что должно быть сделано и в какие временные рамки. Не забывайте планировать и делать перерывы между выполнением задач, чтобы отвлечься и настроиться на работу над следующим заданием.

Оставляйте достаточно времени между запланированными делами, чтобы иметь возможность решать непредвиденные задачи, которые могут возникнуть в течение дня.

Каждую неделю (лучше в выходной) выделяйте один час на планирование последующих семи дней. Определите, какие личные дела вам предстоят, на каких проектах вам стоит сконцентрироваться и сколько у вас на них времени

Ведите списки личных и рабочих проектов, т. е. всех задач, работа над которыми состоит из нескольких этапов. Ставьте перед собой четкие цели и записывайте конкретные шаги для их достижения.

Задачи, проекты и идеи различны по своей природе, потому на смену постоянно растущему хаотичному списку дел приходят четыре списка: список идей, список проектов, список дел на неделю и список самого важного на день. Каждый из этих списков требует своих методов работы.

Списки дел помогают оценить важность и значимость каждой идеи: если вы постоянно оттягиваете принятие решения и ничего не предпринимаете, это сигнал, что конкретное задание вступает в противоречие с вашими личными целями. Когда вы занесете задачу в список дел, который вы ежедневно просматриваете, вы сможете быстро оценить, стоит ли тратить на нее время. Список дел также помогает реализовать отвлеченную идею с помощью плана ежедневных конкретных действий.

Есть какие-то сферы, в которых вы не слишком сильны. Поэтому все соответствующие задания будут вызывать у вас нежелание приступать к ним. Здесь возможны два пути: усовершенствоваться в этих областях или поручать выполнение таких дел кому-то еще. К сожалению, если игнорировать нечто неприятное, оно не исчезнет само по себе.

Бывает, что мы вносим задачу в список дел, предварительно не обдумав ее как следует. Потом, в процессе работы, мы осознаем, что не до конца понимаем, каким должен быть конечный результат. Это непонимание заставляет нас нервничать, потому что мы не знаем, что делать дальше. В конце концов мы начинаем оттягивать решение этой задачи, т. к. она кажется слишком сложной.

Невозможно быть на 100 процентов сконцентрированным в течение всего дня, поэтому старайтесь делать пятиминутные перерывы после каждых 25 минут интенсивной работы: посидите немного с закрытыми глазами, встаньте и пройдитесь, потянитесь или поболтайте с коллегами.

Откладывайте рутинные дела на время спада активности.

Когда вы устали и ваш уровень мотивации снижен, возьмитесь за то, что не требует больших усилий (отвечайте на сообщения по электронной почте, перезванивайте коллегам и т. д.)